Privacyverklaring MortelMaat

MortelMaat hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag dat gebeurt, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van de website, applicatie en zakelijke dienstverlening van MortelMaat.

1. Wie is verantwoordelijk?

MortelMaat is een softwaredienst van Jouw Copiloot B.V., statutair gevestigd te Veghel en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99372401. Het bezoekadres is Doornhoek 3745 A, 5465 TA Veghel.

Voor vragen over privacy, persoonsgegevens of deze privacyverklaring kun je contact opnemen via contact@mortelmaat.nl.

Voor verwerkingen waarbij MortelMaat zelf het doel en de middelen bepaalt, is Jouw Copiloot B.V. de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die MortelMaat verwerkt in verband met de website, de applicatie en de zakelijke dienstverlening. Het kan onder meer gaan om persoonsgegevens van:

• gebruikers van de MortelMaat-applicatie;
• eigenaren, contactpersonen en medewerkers van zakelijke klanten;
• personen die een proefaccount of account aanmaken;
• personen die contact opnemen met MortelMaat;
• personen die feedback of een review achterlaten;
• bezoekers van onze website of applicatie, voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt;
• opdrachtgevers en projectcontacten van zakelijke gebruikers, voor zover hun persoonsgegevens via MortelMaat worden verwerkt.

Voor de laatste categorie geldt een belangrijk onderscheid. Wanneer een zakelijke gebruiker persoonsgegevens van zijn eigen opdrachtgevers, klanten of projectcontacten in MortelMaat verwerkt, bepaalt die zakelijke gebruiker in beginsel het doel van die verwerking. MortelMaat verwerkt deze gegevens dan namens die zakelijke gebruiker.

3. Onze rollen onder de AVG

3.1 MortelMaat als verwerkingsverantwoordelijke

MortelMaat is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering en dienstverlening verwerken.

Dit betreft bijvoorbeeld gegevens voor:

• het aanmaken en beheren van accounts;
• abonnementsbeheer;
• betalingen en facturatie;
• klantenservice en ondersteuning;
• beveiliging en fraudepreventie;
• technische foutopsporing;
• reviews en feedback;
• optionele productanalytics.

Voor deze verwerkingen bepalen wij zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

3.2 MortelMaat als verwerker

Voor persoonsgegevens die een zakelijke gebruiker in MortelMaat invoert of uploadt over zijn eigen klanten, opdrachtgevers, projecten of andere personen, treedt MortelMaat in beginsel op als verwerker.

De zakelijke gebruiker blijft voor deze gegevens verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt voor welke doeleinden de gegevens worden verwerkt.

De afspraken hierover worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst tussen MortelMaat en de zakelijke gebruiker.

Heb je een privacyvraag over persoonsgegevens die door een zakelijke gebruiker in MortelMaat zijn ingevoerd? Dan kan het nodig zijn om je verzoek rechtstreeks aan die zakelijke gebruiker te richten. Wij ondersteunen onze zakelijke klanten waar nodig bij de afhandeling daarvan.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we zelf?

4.1 Account- en profielgegevens

Wanneer je een account aanmaakt of gebruikt, kunnen wij onder meer verwerken:

• e-mailadres;
• volledige naam;
• profielfoto, indien toegevoegd;
• gebruikersrol en account-ID;
• authenticatie- en sessiegegevens;
• privacy- en analyticsvoorkeuren.

Wij gebruiken deze gegevens om accounts aan te maken en te beheren, gebruikers toegang te geven tot de dienst, de identiteit van gebruikers te controleren en de applicatie veilig te laten functioneren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, voor zover de betrokkene zelf partij is bij die overeenkomst. Voor gebruikers, medewerkers en contactpersonen van zakelijke klanten baseren wij deze verwerking in beginsel op ons gerechtvaardigd belang en dat van onze klant bij het beschikbaar stellen, beheren en beveiligen van de dienstverlening.

4.2 Bedrijfs-, abonnements- en facturatiegegevens

Voor het afsluiten en beheren van een abonnement kunnen wij onder meer verwerken:

• bedrijfsnaam;
• KvK-nummer en btw-identificatienummer;
• zakelijk adres, postcode en plaats;
• telefoonnummer en factuur-e-mailadres;
• bankrekeningnummer, indien dit voor betaling wordt verstrekt;
• technische betaal- en abonnementsidentificatoren;
• abonnementsvorm en abonnementsperiode;
• betaalstatus en transactiegegevens;
• gebruiksgegevens die nodig zijn voor abonnementsbeheer, ondersteuning en het toepassen van gebruikslimieten.

Volledige betaalkaartgegevens worden niet door MortelMaat zelf opgeslagen wanneer deze rechtstreeks door een externe betaaldienstverlener worden verwerkt.

Wij gebruiken deze gegevens voor abonnementsbeheer, betalingen, facturatie, administratie en het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve verplichtingen.

4.3 Support, beveiliging en technische logging

Wanneer je contact met ons opneemt of wanneer zich een technisch probleem voordoet, kunnen wij gegevens verwerken die nodig zijn om de vraag of storing te onderzoeken.

Dit kan onder meer gaan om:

• naam en e-mailadres;
• inhoud van een supportverzoek;
• account- en bedrijfsidentificatoren;
• foutmeldingen en technische loggegevens;
• informatie over de gebruikte browser of applicatieomgeving;
• gegevens over relevante handelingen binnen de applicatie.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor ondersteuning, beveiliging, het voorkomen van misbruik en het onderzoeken en oplossen van technische problemen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, betrouwbare en goed functionerende dienst.

4.4 Reviews en feedback

Wanneer je een review of andere feedback aan ons verstrekt, kunnen wij onder meer verwerken:

• naam of weergavenaam;
• bedrijfsnaam;
• beoordeling;
• reviewtekst;
• interne feedback;
• eventueel meegestuurde afbeeldingen of screenshots.

Feedback kan intern worden gebruikt om MortelMaat te verbeteren.

Een review wordt alleen openbaar gemaakt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Wanneer publicatie is gebaseerd op toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. Wij verwijderen de openbare publicatie dan binnen een redelijke termijn.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze dienstverlening en, waar van toepassing, toestemming voor openbare publicatie.

4.5 Gebruiksstatistieken

Met jouw toestemming kunnen wij beperkte informatie verzamelen over het gebruik van MortelMaat. Het kan bijvoorbeeld gaan om het gebruik van bepaalde functies en processtappen binnen de applicatie.

Wij beperken deze gegevens tot wat nodig is om het gebruik en de prestaties van MortelMaat te begrijpen. Inhoud van geüploade tekeningen en projectbestanden wordt niet gebruikt voor optionele productanalytics.

Wij gebruiken deze informatie om de gebruikerservaring, prestaties en werking van MortelMaat te verbeteren.

Grondslag: toestemming.

Je kunt een eerder gegeven toestemming op ieder moment intrekken.

5. Gegevens die we namens zakelijke gebruikers verwerken

Zakelijke gebruikers kunnen persoonsgegevens van hun eigen opdrachtgevers, klanten en projectcontacten in MortelMaat verwerken.

Voor deze gegevens treedt MortelMaat in beginsel op als verwerker.

5.1 Klant- en projectgegevens

Het kan onder meer gaan om:

• naam van een opdrachtgever of contactpersoon;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• project- of woningadres;
• straat, huisnummer, postcode en plaats;
• projectnotities;
• woning- en projectinformatie.

Deze gegevens kunnen door de zakelijke gebruiker worden gebruikt voor projectbeheer, calculaties, offertes en andere overeengekomen functionaliteiten van MortelMaat.

De zakelijke gebruiker is verantwoordelijk voor het bepalen van de juiste grondslag voor deze verwerking.

5.2 Bouwtekeningen, plattegronden en bestanden

Zakelijke gebruikers kunnen bestanden uploaden, waaronder bouwtekeningen, plattegronden, afbeeldingen en documenten.

Deze bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten die al in het document aanwezig zijn, bijvoorbeeld:

• namen;
• adressen;
• kavelnummers;
• namen van architecten of bouwbedrijven;
• projectinformatie;
• kadastrale of andere vastgoedinformatie.

Geüploade bestanden zijn niet openbaar toegankelijk. Toegang wordt beperkt tot bevoegde gebruikers en partijen die de gegevens voor de overeengekomen dienstverlening moeten verwerken.

5.3 Offertes en digitale acceptatie

Bij het maken en beheren van offertes kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• offertegegevens;
• bedragen;
• project- en ruimtegegevens;
• versies en statussen van offertes;
• gegevens over het bekijken van een offerte.

Wanneer een ontvanger een offerte digitaal accepteert, kunnen daarnaast gegevens worden vastgelegd die nodig zijn om het akkoord te documenteren, zoals:

• naam van de ondertekenaar;
• digitale handtekening;
• datum en tijd van acceptatie;
• IP-adres;
• beperkte browser- of apparaatinformatie.

Deze gegevens kunnen worden gebruikt om het moment en de omstandigheden van het akkoord vast te leggen en om de zakelijke gebruiker te ondersteunen bij eventuele bewijsvoering.

MortelMaat verwerkt deze gegevens namens de zakelijke gebruiker.

6. AI-verwerking van bouwtekeningen

MortelMaat gebruikt AI-technologie om geüploade bouwtekeningen, plattegronden en vergelijkbare bestanden automatisch te analyseren.

Daarbij kunnen bestanden of relevante gedeelten daarvan worden verwerkt door gespecialiseerde AI-dienstverleners. Het doel hiervan is bijvoorbeeld om ruimtes, wanden, maatvoering of andere informatie uit een tekening te herkennen en deze informatie te structureren voor een calculatie of andere functionaliteit binnen MortelMaat.

Wanneer persoonsgegevens zichtbaar zijn op een geüpload bestand, kunnen deze technisch onderdeel zijn van deze verwerking.

De zakelijke gebruiker blijft verantwoordelijk voor het rechtmatig aanleveren van bestanden en voor het controleren van de uitkomsten van de analyse.

AI-resultaten zijn ondersteunend van aard. De zakelijke gebruiker blijft verantwoordelijk voor het beoordelen en toepassen van berekeningen, calculaties, offertes en andere resultaten.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

Om MortelMaat aan te bieden en onze bedrijfsvoering uit te voeren, maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners.

Zij ontvangen persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

Het kan onder meer gaan om de volgende categorieën ontvangers:

• technologiepartners voor hosting, infrastructuur, gegevensopslag, authenticatie en beveiliging;
• gespecialiseerde dienstverleners voor AI-verwerking;
• communicatie- en e-maildienstverleners;
• betaal- en facturatiedienstverleners;
• analysepartners, voor zover hun inzet is toegestaan en waar nodig toestemming is verkregen;
• professionele adviseurs, zoals accountants, administratieve dienstverleners en juridische adviseurs;
• bevoegde overheidsinstanties, wanneer verstrekking wettelijk verplicht is;
• andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij de volgens de AVG vereiste afspraken over gegevensbescherming.

Voor persoonsgegevens die MortelMaat als verwerker namens een zakelijke gebruiker verwerkt, kunnen wij subverwerkers inschakelen in overeenstemming met de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

Een actueel overzicht van relevante subverwerkers kan via contact@mortelmaat.nl worden opgevraagd.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

8. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige grondslag voor internationale doorgifte bestaat en dat passende waarborgen worden toegepast overeenkomstig de AVG.

Afhankelijk van de situatie kan daarbij onder meer gebruik worden gemaakt van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• het EU-U.S. Data Privacy Framework, voor zover dit op de betreffende organisatie en verwerking van toepassing is;
• door de Europese Commissie vastgestelde Standard Contractual Clauses;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

Waar dat nodig is, worden aanvullende technische, contractuele of organisatorische maatregelen genomen.

Meer informatie over internationale doorgiften en de daarbij gebruikte waarborgen kan worden opgevraagd via contact@mortelmaat.nl.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige grondslag vereist dat wij gegevens langer bewaren.

De belangrijkste uitgangspunten zijn:

Account- en profielgegevens

Accountgegevens worden in beginsel bewaard zolang het account bestaat en zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

Na beëindiging van een betaald abonnement kan een basisaccount of bedrijfsprofiel in een inactieve staat behouden blijven, bijvoorbeeld om heractivering van het account mogelijk te maken.

Een gebruiker kan verzoeken om verwijdering van het account, voor zover geen wettelijke bewaarplicht of andere geldige grondslag aan verwijdering in de weg staat.

Wij beoordelen periodiek of het bewaren van inactieve accountgegevens nog noodzakelijk is.

Projectgegevens, offertes en uploads

Na afloop van de betaalde abonnementsperiode krijgt de gebruiker gedurende 30 dagen de mogelijkheid beschikbare projectgegevens te exporteren.

Na deze periode worden projectgegevens, offertes, uploads en persoonsgegevens van opdrachtgevers uit de actieve projectomgeving verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige grondslag vereist dat bepaalde gegevens langer worden bewaard.

Gebruiks- en berekeningshistorie

Beperkte informatie over gebruikte berekeningen kan los van verwijderde projectgegevens worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor abonnementsbeheer, klantenservice, beveiliging of misbruikpreventie.

Wij bewaren hierbij niet meer informatie dan noodzakelijk voor deze doeleinden.

Technische foutlogging

Applicatiefoutgegevens worden in de huidige inrichting maximaal 90 dagen bewaard, tenzij gegevens langer nodig zijn voor het onderzoeken van een concreet beveiligingsincident, geschil of technisch probleem.

Administratie en facturatie

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard, of langer wanneer een specifieke wettelijke bewaarplicht dit vereist.

Supportcommunicatie

Supportgegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is om het verzoek af te handelen en eventuele vervolgvragen te behandelen. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor onze bewijspositie, beveiliging of de behandeling van een geschil.

Reviews en feedback

Openbaar gepubliceerde reviews worden bewaard zolang de publicatie voortduurt. Wanneer publicatie op toestemming is gebaseerd en deze toestemming wordt ingetrokken, verwijderen wij de openbare publicatie binnen een redelijke termijn.

Interne feedback wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze is verstrekt.

Productanalytics

Gegevens die op basis van toestemming voor productanalytics worden verwerkt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het analyseren en verbeteren van onze dienstverlening. De verwerking wordt voor toekomstige gegevens beëindigd wanneer de toestemming wordt ingetrokken.

10. Beveiliging

MortelMaat neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de verwerking omvatten deze maatregelen onder meer:

• toegangs- en autorisatiebeheer;
• scheiding van gegevens tussen verschillende zakelijke omgevingen;
• passende beveiliging van gegevens tijdens opslag en overdracht;
• beperking van beheerdersrechten;
• beveiligings- en foutlogging;
• back-up- en herstelmaatregelen;
• maatregelen voor beschikbaarheid en continuïteit;
• periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen.

Beveiligingsmaatregelen worden aangepast wanneer ontwikkelingen in de techniek, risico's of onze dienstverlening daar aanleiding toe geven.

Geen enkele digitale dienst kan absolute veiligheid garanderen.

11. Datalekken

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, onderzoeken wij het incident en nemen wij passende maatregelen.

Wanneer MortelMaat voor de betreffende gegevens verwerkingsverantwoordelijke is, beoordelen wij of het incident op grond van de AVG moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien van toepassing, aan betrokkenen.

Wanneer MortelMaat als verwerker optreedt, informeren wij de betreffende zakelijke gebruiker zonder onredelijke vertraging nadat wij kennis hebben gekregen van een datalek dat betrekking heeft op persoonsgegevens die wij namens die gebruiker verwerken.

De zakelijke gebruiker kan vervolgens zijn eigen verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke beoordelen en uitvoeren.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

MortelMaat gebruikt geautomatiseerde systemen voor onder meer de analyse van bouwtekeningen en ondersteuning bij berekeningen en calculaties.

MortelMaat neemt hiermee geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten over natuurlijke personen die rechtsgevolgen voor hen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

De resultaten van geautomatiseerde analyses zijn ondersteunend. De zakelijke gebruiker blijft verantwoordelijk voor het controleren en toepassen van berekeningen, calculaties, offertes en andere resultaten.

13. Cookies, lokale opslag en vergelijkbare technieken

MortelMaat kan cookies, lokale opslag en vergelijkbare technieken gebruiken die noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld:

• inloggen;
• sessiebeheer;
• beveiliging;
• het onthouden van instellingen;
• het correct functioneren van de website en applicatie.

Voor noodzakelijke technieken is geen toestemming vereist voor zover de wet dit toestaat.

Voor optionele analytics of andere niet-noodzakelijke technieken vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Je kunt een eerder gegeven toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken.

Waar nodig verstrekken wij afzonderlijke informatie over de gebruikte cookies en vergelijkbare technieken.

14. Welke gegevens moet je verstrekken?

Bepaalde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een overeenkomst met MortelMaat aan te gaan of onze dienstverlening te kunnen gebruiken.

Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die noodzakelijk zijn voor:

• het aanmaken en beveiligen van een account;
• het beheren van een abonnement;
• facturatie en betaling;
• zakelijke identificatie;
• het leveren van bepaalde functionaliteiten.

Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt, kan het zijn dat wij geen account kunnen aanmaken, geen overeenkomst kunnen uitvoeren of een bepaalde functionaliteit niet kunnen aanbieden.

Andere gegevens zijn optioneel. Dit geldt bijvoorbeeld voor een profielfoto, het geven van toestemming voor optionele productanalytics of het achterlaten van een openbare review.

15. Jouw privacyrechten

Wanneer MortelMaat verwerkingsverantwoordelijke is voor jouw persoonsgegevens, kun je afhankelijk van de situatie gebruikmaken van de rechten die de AVG aan betrokkenen geeft.

Dit betreft onder meer:

• het recht op inzage in je persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• het recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens, wanneer dit van toepassing is;
• het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Je kunt een verzoek indienen via contact@mortelmaat.nl.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om je identiteit te controleren en te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Wij behandelen een verzoek binnen de termijnen die daarvoor in de AVG zijn vastgesteld.

Wanneer MortelMaat de betreffende persoonsgegevens uitsluitend namens een zakelijke gebruiker verwerkt, is die zakelijke gebruiker in beginsel verantwoordelijk voor de afhandeling van het verzoek. MortelMaat ondersteunt die gebruiker daarbij waar nodig.

16. Intrekken van toestemming en bezwaar

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden, blijven rechtmatig.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kun je in bepaalde situaties bezwaar maken tegen die verwerking.

Wij beoordelen dan of er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan om de verwerking voort te zetten of dat jouw belangen, rechten en vrijheden zwaarder wegen.

Een bezwaar kun je indienen via contact@mortelmaat.nl.

17. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop MortelMaat met persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via contact@mortelmaat.nl. Wij proberen de klacht dan samen met jou op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevenswww.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Dit recht staat los van andere administratieve of gerechtelijke mogelijkheden die je mogelijk hebt.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, bedrijfsvoering, gegevensverwerkingen of de toepasselijke wet- en regelgeving wijzigen.

De meest actuele versie wordt via onze website of applicatie beschikbaar gesteld.

Bij wezenlijke wijzigingen die relevante gevolgen hebben voor bestaande gebruikers kunnen wij hen daar aanvullend over informeren.

De datum bovenaan deze privacyverklaring geeft aan wanneer deze versie voor het laatst is bijgewerkt.

19. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy en persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

MortelMaat (een softwaredienst van Jouw Copiloot B.V.) Doornhoek 3745 A 5465 TA Veghel contact@mortelmaat.nl